Toda instituição possui um ARQUIVO, assim como uma pessoa, ao longo de sua existência, a partir da realização de suas atividades, as instituições acumulam e guardam documentos que foram criados para atender às necessidades administrativas. Aí forma-se, natural e gradualmente, pelo processo de acumulação um ARQUIVO.
O ARQUIVO também é a memória da instituição, nele se encontram as bases estatutárias, a relação de colaboradores, os planos de ação, os fornecedores, e outros tantos registros aos quais recorremos diariamente. Não importa em qual suporte esteja à informação; se a informação conservada nesses suportes, fruto das atividades da instituição é um ARQUIVO. Desde a antiguidade, os senhores mantiveram registros de seu governo, da argila ao papel a governabilidade de território, patrimônio e pessoas. Gerenciando com eficiência o suporte disponível, os governantes realizaram suas atividades administrativas, religiosas, culturais e jurídicas, cuja memória foi preservada, graças aos extensos registros que seus ARQUIVOS nos legaram.
Não tardou para que o homem recorresse a essa imensa fonte, a uma atividade intelectual distante da administração; A HISTÓRIA. Desde muitos anos, cronistas, historiadores e simpatizantes afins, valeram-se dos ARQUIVOS na busca de soluções cujas respostas se encontram “PARA ALÉM DA MEMÓRIA DOS VIVOS”. – A importância dos ARQUIVOS transcendeu a margem administrativa, sua real razão de ser, para construir um UNIVERSO de possibilidade aos PESQUISADORES, que buscam, nesses locais, resgatar a memória social, técnica e científica da sociedade.
Essa responsabilidade assumida pelos ARQUIVOS, somada a crescente busca por soluções administrativas, passou a exigir um nível de qualificação cada vez maior dos arquivos e dos responsáveis pelo ARQUIVO, bem como aprimoramento de suas técnicas. O ALICERCE TEÓRICO E PRÁTICO QUE SE SUSTENTA A ARQUIVOLOGIA É A METODOLOGIA E A TERMOLOGIA EMPREGADA QUE PRECISAM DE CONSCIÊNCIA E CLAREZA.
À Luz do exposto acima, o surgimento da escrita remonta a HISTÓRIA DOS DOCUMENTOS. Todavia, somente a partir do desenvolvimento das sociedades institucionalmente organizadas, em moldes próximo ao nosso, pode-se observar a criação de ARQUIVOS.
Os DOCUMENTOS DE ARQUIVO, em geral são únicos recorrendo ao DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO, poderá um consultante obter informações tanto sobre as atividades ou sobre o contexto em que elas foram desenvolvidas. A isso denominamos valores PROBATÓRIOS e/ou INFORMAÇÕES DE FÉ DIGNA. “Os valores dos documentos guardados e preservados nos ARQUIVOS HISTÓRICOS servem de fonte de informações e pesquisas, além de representarem PATRIMÔNIO HISTÓRICO E CULTURAL, de um povo, de um Município, Estado e um País e consequentemente é a HISTÓRIA ÚNICA de um povo que viveu e construiu a sua HISTÓRIA…”