Toda a instituição Pública, Particular ou Familiar possui uma história.
Ao longo de sua existência, a partir da realização de suas atividades, o quando surgiram, elas acumulam e guardam documentos que foram criados para atender necessidades particulares ou administrativas. Aí forma-se, de forma natural e gradualmente, pela linha de tempo e pelo processo de acumulação e guarda, um ARQUIVO.
O ARQUIVO também é a memória da trajetória da Instituição, nele se encontram as bases do início de sua função, as diretrizes estatutárias, a relação de colaboradores, os planos de ação, os fornecedores, e outros tantos registros, aos quais podem ser consultados diariamente. Não importa em qual suporte esteja a informação: se a informação é conservada nestes suportes, fruto das atividades da Instituição, e portanto é um ARQUIVO.
Desde a antiguidade os “senhores” mantiveram registros de seu governo, da argila ao papel a informação acompanhando a evolução tecnológica, serviu de base para a governabilidade de territórios, patrimônios e pessoas. Gerenciando com eficiência o suporte disponível, os governantes realizaram suas atividades administrativas, religiosas, culturais e jurídicas, cuja memória foi preservada, graças aos extensos registros que seus ARQUIVOS nos legaram, como veracidade e fé digna.
Não tardou que a humanidade recorresse a essa imensa fonte para uma atividade intelectual distante da administração: a HISTÓRIA.
Desde muitos anos, cronistas, historiadores e simpatizantes afins, valeram-se dos ARQUIVOS na busca de soluções cujas respostas se encontram “para além da memória dos vivos”.
A importância dos ARQUIVOS transcendeu a margem administrativa para construir um UNIVERSO de possibilidades aos PESQUISADORES, que buscam nesses locais, RESGATAR A MEMÓRIA SOCIAL, TÉCNICA E CIENTÍFICA DA SOCIEDADE.
Essa responsabilidade assumida pelos ARQUIVOS, somada à crescente busca por soluções administrativas, passou a exigir um nível de qualificação cada vez maior arquivistas e dos responsáveis pelos ARQUIVOS, bem como aprimoramento de suas técnicas.
O alicerce teórico e prático que sustenta a ARQUIVOLOGIA é a metodologia e a termologia empregada que precisam de CONSCIÊNCIA E CLAREZA.
A luz do exposto acime, o surgimento da escrita remonta a história dos documentos. Todavia, somente a partir do desenvolvimento das sociedades institucionalmente organizadas, em moldes próximo ao nosso, pode-se observar a criação de ARQUIVOS.
“Os documentos de ARQUIVOS, são únicos, poderá um consultante obter informações. A isso denominamos valores probatórios e, ou informativo de fé digna, além de representarem patrimônio histórico e cultural de um Município, Estado ou País. E, portanto, é patrimônio nacional para pesquisa histórica, arquitetônica e cultural de um povo que construiu uma nova civilização”