A queda do Império Romano descentralizou o poder e a simplicidade econômica da cultura dos bárbaros que não contemplavam uma continuação da estrutura administrativa Romana. Porém, a produção Documental não se extinguiu por completo, pois mesmo nesse extenso período de “ruralização”, fazia-se necessário o regime de Registro das Atividades Administrativas.
Em geral, os DOCUMENTOS eram regidos e guardados por alguns clérigos, herdeiros das práticas romanas. Uma das principais características dos ARQUIVOS medievais é o fato de que eles eram, em geral, constituídos por DOCUMENTOS recebidos: Cartas, obrigações de senhores e servos.
Os reis e senhores que não possuíam residência fixa, preservavam esses DOCUMENTOS junto aos seus tesouros ou depositavam em Instituições da Igreja Católica que se tornou a primeira Instituição Medieval a desenvolver um sistema ARQUIVÍSTICO.
Há um consenso entre estudiosos de que a Revolução Francesa é um marco na História dos ARQUIVOS. Outro efeito positivo da Revolução Francesa foi o reconhecimento, por parte do Estado, de sua responsabilidade com a “HERANÇA DOCUMENTAL”. Somente após a Revolução o acesso tornou-se um DIREITO DO CIDADÃO. Inicia-se dessa forma uma nova fase dos ARQUIVOS, tratados como colaboradores da Administração e fonte de pesquisa para os HISTORIADORES E ESTUDIOSOS.
Deve-se também salientar todo o suporte legal que envolve o tratamento arquivístico, contribuindo para a cristalização de um tratamento disciplinar. Isto é, normas para a administração de um tratamento de triagem, restauração e eliminação de DOCUMENTOS, depois de passarem pela Tabela de Temporalidade.
Essa ordenação classifica os DOCUMENTOS em: CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS.
A Primeira idade ou ARQUIVO CORRENTE, a frequência de uso é interna, deve permanecer o mais possível organizado ao órgão que os produziram. A Segunda idade, ARQUIVO INTERMEDIÁRIO, encontra-se Documentos em que a frequência de uso diminui, mas sua conservação deve-se a prescrição de prazos legais, administrativos ou fiscais o acesso é RESTRITO, sob autorização. A Terceira idade ou ARQUIVO PERMANENTE OU HISTÓRICO – é a guarda PERMANENTE DOS DOCUMENTOS, devidamente avaliados em caráter irrevogável, serão conservados para a pesquisa HISTÓRICA.
É no ARQUIVO PERMANENTE que o Documento vai começar sua operacionalidade, tornando-se ÚTIL para a pesquisa científica. Geralmente os ARQUIVOS HISTÓRICOS são Órgãos Federais, Estaduais e Municipais, que tem como objetivo fundamental PRESERVAR O DOCUMENTO.
“VOCÊ SABE ONDE ESTÁ LOCALIZADO O ARQUIVO HISTÓRICO DE BENTO GONÇALVES ???.”
QUE O DIA DA PÁTRIA, TODOS NÓS POSSAMOS CONHECER MELHOR A NOSSA PÁTRIA.