Toda instituição possui um Arquivo, ao longo de sua existência, a partir da realização de suas atividades, as instituições acumulam e guardam documentos que foram criados para atender às necessidades administrativas. Aí forma-se, natural e gradualmente, pelo processo de acumulação um ARQUIVO.

O ARQUIVO também é a memória da instituição, nele se encontram a s bases estatutárias, a relação de colaboradores, os planos de ação, os fornecedores, e outros tantos registros, aos quais recorremos diariamente, Não importa em qual suporte esteja a informação; se a informação conservada nesses suportes, fruto das atividades da instituição, é um ARQUIVO. Desde a antiguidade, os senhores mantiveram registros de seu governo, da argila ao papel a governabilidade de territórios, patrimônios e pessoas. Gerenciando com eficiência o suporte disponível, os governantes realizaram suas atividades administrativas, religiosas, culturais e jurídicas, cuja memória foi preservada, graças aos extensos registros que seus ARQUIVOS nos legaram.

Não tardou para que o homem recorresse a essa imensa fonte, a uma atividade intelectual distante da administração: A HISTÓRIA. Desde muitos anos, cronistas, historiadores e simpatizantes afins, valeram-se dos ARQUIVOS na busca de soluções cujas respostas se encontravam “para além da memória dos vivos”. A importância dos ARQUIVOS transcendeu a margem administrativa, sua real razão se ser, para construir um UNIVERSO de possibilidades aos pesquisadores, q buscam, nesses locais, resgatar a memória social, técnica e científica da sociedade.

Essa responsabilidade assumida pelos ARQUIVOS, somada a crescente busca por soluções administrativas, passou a exigir um nível de qualificação cada vez maior dos arquivistas e dos responsáveis pelo ARQUIVO, bem como aprimoramento de suas técnicas. O alicerce teórico e prático que se sustenta a Arquivologia é a metodologia e a termologia empregada que precisam de consciência e clareza. À luz do exposto acima, o surgimento da escrita remonta a história dos documentos. Todavia, somente a partir do desenvolvimento das sociedades institucionalmente organizadas, em moldes próximo ao nosso, pode-se observar a criação de ARQUIVOS.

OS DOCUMENTOS DE ARQUIVO, em geral são únicos recorrendo ao DOCUMENTOARQUIVÍSTICO, poderá um consulente obter informações tanto sobre as atividades ou sobre o contexto em que elas foram desenvolvidas. A isso denominamos valores PROBATÓRIOS e/ou INFORMAÇÕES de FÉ DIGNA. “Os valores dos documentos guardados e preservados nos ARQUIVOS HISTÓRICOS servem de fonte de informações e pesquisas, além de representarem PATRIMÔNIO HISTÓRICO E CULTURAL, de um povo, de um município, Estado e um País e consequentemente é a HISTÓRICA ÚNICA de um povo que viveu e construiu a sua HISTÓRIA… E , portanto é Patrimônio Nacional para pesquisa HISTÓRICA, ARQUITETÔNICA E CULTURAL de um povo que construiu uma nova civilização”.