Toda a instituição possui um arquivo, a partir da realização de suas atividades, guarda documentos que foram criados para atender às necessidades administrativas. Aí se forma-se, natural e gradualmente, um arquivo.
O arquivo também é a memória da Instituição, nele se encontra as bases estatutárias, a relação de colaboradores, planos de ação, fornecedores, outros tantos registros, aos quais recorremos diariamente. Não importa em qual suporte esteja a informação; se ela esta conservada é fruto das atividades da instituição, é um arquivo. Desde a antiguidade, os senhores mantiveram registros de seu governo. Da argila ao papel a governabilidade de territórios, patrimônios e pessoas. Gerenciando com eficiência o suporte disponível, os governantes realizaram suas atividades administrativas, religiosas, culturais e jurídicas, cuja memoria foi preservada, graças aos extensos registros que seus arquivos nos legaram.
Não tardou para que o homem recorresse a esta imensa fonte, a uma atividade intelectual distante da administração: – a história –
Desde muitos anos, cronistas, historiadores e simpatizantes afins, valem-se dos arquivos na busca de soluções, cujas respostas se encontram “para além da memória dos vivos”.
A importância dos arquivos transcendem a margem administrativa, sua real razão de ser, para construir um universo de possibilidades aos pesquisadores, que buscam nesses locais, resgatar a memória social, técnica e científica da sociedade.
Essa responsabilidade assumida pelos arquivos, somada a crescente busca de soluções administrativas, passou a exigir um nível de qualificação cada vez maior dos arquivistas e dos responsáveis pelos arquivos, bem como aprimoramento de suas técnicas. O alicerce teórico e prático que se sustenta a Arquivologia é a metodologia e a termologia empregadas que precisam de consciência e clareza.
À luz do exposto acima, o surgimento da escrita remonta a história dos documentos. Todavia, somente a partir do desenvolvimento das sociedades institucionalmente organizadas, em moldes próximo ao nosso, pode-se ter a criação de arquivos.
Os documentos de arquivo são únicos.
A isso denominamos valores probatórios e ou informações de fé digna. Os valores dos documentos guardados nos arquivos históricos servem de fonte de informações e pesquisa, além de representarem patrimônio histórico e cultural de um povo, de um município, Estado e um país, e consequentemente á a história única de um povo que viveu e construiu a sua história… E, portanto, é patrimônio nacional para pesquisa histórica, arquitetônica e cultural de um povo que construiu uma nova civilização.
E, nestes 140 anos de Imigração Italiana, queremos que nossa região, tome consciência da importância dos documentos, que muitas vezes são desprezados por pessoas que não conhecem ou não sabem do valor histórico e da Prova do testemunho que eles representam.